Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
1. Definisi Sistem Penunjang Keputusan
Sistem Pendukung Keputusan (SPK)/Decision Support Sistem (DSS) pertama
kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan
istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut ialah sistem yang berbasis
komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan
data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak
terstruktur.Adapun Definisi lain dari Sistem Pendukung Keputusan antara lain:
Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah
himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan
untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya. Little (1980)
Sistem pendukung keputusan adalah sistem
berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran,
pola-pola penggunaan dan evolusi sistem. Keen (1980)
Sistem pendukung keputusan sebagai
sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision
maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi
yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak
terstruktur yang tidak terantisipasi. Hick (1993)
2. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk
mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan
untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya
dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang
mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu
sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari
departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
3. Contoh Real ERP di Perusahaan
Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima
(Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem dari Ujung ke Ujung).
Sejak tahun 2003, PT.Bentoel Prima
memiliki direktorat IT yang berperan sebagai pendukung bisnis yang integrated
agent dalam hal TI dan Business Prosess, direktorat ini dinamakan Information
System and Business Process (ISBP) yang mengembangkan Enterprise System yang
diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan dengan mengacu pada standart
Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management berdasarkan
framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management System
yang sudah mendapat standart ISO / IEC 27001.
Sistem Be-one adalah sistem yang
terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi hingga pelaporan untuk
manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan tenaga penjualan
dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada
akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales
dan Marketing Office (ASMO), selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke
sistem yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak
dari transaksi penjualan pun akan ter-update.
Dampak bisnis dari penerapan ERP di
PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan meningkatnya produktivitas bisnis
seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan proses bisnis itu
sendiri. Semisal, data menjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di
seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan
begitu manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari
aksi-aksi yang dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah
penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi atau
dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian pengambilan
keputusan bisa menjadi tajam dan cepat.
Dengan penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami
kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun,
lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun
2008.
Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6
miliar batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market
share nya pun meningkat dua kali lipat.
Keuntungan dari penerpan ERP di PT.Bentoel
Prima antara lain :
- Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga direksi bisa diketahui.
- Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
- Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah, maka dapat dengan segera diambil tindakan.
- Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan aplikasi lewat PDA
- Produktifitas meningkat hingga 15%
- Penjualan pun meningkat
- Financial Intern juga dapat terkontrol
- Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
- Waktu produksi jauh lebih singkat
Rencana yang akan datang setelah penerapan
ERP, Pt.Bentoel Prima akan meningkatkan lagi sistem administrasi manajemen
penjualan dan mobile management, yang tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia
maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.
4. Elemen-Elemen Sistem Penunjang
Keputusan
1. Subsistem Manajemen Data
Subsistem Manajemen Data memasukkan satu
database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan kondisi. Dikelola oleh
perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (DBMS/Data Management
System). Subsistem manajemen data terdiri dari elemen-elemen berikut ini:
Sistem Pendukung Keputusan Database
Database adalah kumpulan data yang saling
terkait dan diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, dan dapat
digunakan oleh lebih dari satu orang dengan lebih dari satu aplikasi.
Data Internal
Data yang sumbernya berasal terutama dari sistem pemrosesan transaksi dari
dalam organisasi. Contoh umum seperti upah/gaji bulanan, jadwal pemeliharaan
mesin, alokasi anggaran, perkiraan terhadap penjualan yang akan datang, biaya
produksi, rencana rekruitmen pegawai baru masa mendatang, dan lain-lain.
Data Eksternal
Data yang sumbernya dari luar sistem organisasi, seperti data industri, data
riset pemasaran, data sensus, data tenaga kerja regional, regulasi pemerintah,
jadwal tarif pajak, data ekonomi dalam negeri, dan lain-lain. Data tersebut
dapat berasal dari lembaga pemerintah, asosiasi perdagangan, perusahaan riset
pasar, dan lain-lain.
Data Privat
Meliputi petunjuk-petunjuk yang digunakan oleh pengambil keputusan khusus dan
penilaian terhadap data dan atau situasi spesifik.
Ekstraksi
Data ekstraksi merupakan hasil kombinasi data dari berbagai sumber termasuk
sumber internal dan eksternal.
Sistem Manajemen Database
Database dibuat, diakses, dan diperbaharui
oleh sebuah DBMS. Kebanyakan sistem pendukung keputusan dibuat dengan sebuah
DBMS relasional yang menyediakan berbagai kapabilias.
Direktori Data
Direktori data merupakan katalog dari
semua data yang berada di dalam database. Direktori ini digunakan untuk
mendukung fase intelegensi dari proses pengambilan keputusan karena membantu
memindai data dan menidentifikasi area masalah atau peluang-peluang.
Query Facility
Membangun dan menggunakan sistem pendukung
keputusan sering memerlukan akses, manipulasi dan query data.
Elemen-elemen tersebut ditunjukkan secara
skematis pada gambar di bawah ini
2. Subsistem Manajemen Model
Subsistem dari manajemen model dari Sistem
Pendukung Keputusan terdiri dari elemen-elemen berikut ini:
Basis Model
Basis model berisi rutin dan statistik
khusus, keuangan, forecasting, ilmu manajemen, dan model kuantitatif lainnya
yang memberikan kapabilitas analisis pada sebuah sistem pendukung keputusan.
Model dalam basis model dapat dibagi menjadi empat katagori utama, dan satu
katagori pendukung, yaitu:
Strategis : Model strategis digunakan
untuk mendukung manajemen puncak untuk menjalankan tanggung jawab dalam
perencanaan strategis.
Taktis : Model Taktis digunakan
terutama oleh manajemen tingkat menengah, untuk membantu mengalokasikan dan
mengontrol sumber daya organisasi.
Operasional : Model ini digunakan
untuk mendukung aktivitas kerja harian transaksi organisasi.
Analitik : Model ini digunakan untuk
menganalisis data, model ini meliputi model statik, ilmu manajemen, algoritma
data mining, model keuangan, dan lainnya.
Blok Pembangunan Model dan Rutin :
Selain berisi model strategis, taktis, dan operasional, basis model juga berisi
blok pembangunan model dan rutin. Contoh-contohnya meliputi satu rutin
generator dengan jumlah acak, kurva, atau line-fitting rutin, rutin komputasi
present-value, dan analisis regresi.
Sistem Manajemen Basis Model
Fungsi perangkat lunak sistem manajemen
basis model (MBMS) adalah untuk membuat model dengan menggunakan bahasa
pemrograman, alat sistem pendukung keputusan atau subrutin, dan blok
pembangunan lainnya, membangkitkan rutin baru dan laporan, pembaruan dan
perubahan model, dan manipulasi data model. Sistem Manajemen Basis Model/Model
Base Management System (MBMS) berisi beberapa elemen antara lain, yaitu :
Eksekusi Model : Eksekusi Model
adalah proses mengontrol jalannya model.
Integrasi Model : Model ini mencakup
gabungan operasi dari beberapa model saat diperlukan (misalnya mengarahkan
output suatu model, katakanlah perkiraan, untuk diproses model lain, misal
model perencanaan pemrograman linier).
Perintah (Comman Processor Model) :
Model ini digunakan untuk menerima dan menginterpretasikan instruksi-instruksi
pemodelan dari komponen antarmuka pengguna dan merutekannya ke MBMS, eksekusi
model atau fungsi-fungsi integrasi elemen-elemen tersebut beserta antarmukanya
dengan komponen sistem pendukung keputusan.
3. Subsistem Antarmuka Pengguna (Dialog)
Istilah antarmuka pengguna mencakup semua
aspek komunikasi antara pengguna dan sistem. Cakupannya tidak hanya perangkat
keras dan perangkat lunak, tapi juga faktor-faktor yang berkaitan dengan
kemudahan pengunaan, kemampuan untuk dapat diakses, dan interaksi
manusia-mesin. Beberapa ahli merasa bahwa antarmuka pengguna merupakan komponen
yang paling penting karena merupaka sumber dari berbagai power, fleksibilitas,
dan karakteristik easy-to-use (Sprague dan Watson, 1996). Ahli lainnya
menyatakan bahwa antarmuka pengguna merupakan sistem dari sisi pengguna karena
antarmuka adalah satu-satunya bagian dari sistem yang dilihat oleh pengguna
(Whitten, Bentley, dan Dittman, 2001)
Manajemen Subsistem Antarmuka Pengguna
Subsistem antarmuka pengguna dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sebagai
sistem manajemen antarmuka pengguna/User Interface Management System (UIMS).
Proses antarmuka pengguna untuk sebuah Management Support System .4. Subsistem
Manajemen Berbasis Pengetahuan (Knowledge Base)
Subsistem ini mendukung semua subsistem lain atau bertindak sebagai suatu
komponen independen yang memberikan intelegensi untuk memperbesar pengetahuan
si pengambil keputusan. Subsistem ini dapat diinterkoneksikan dengan repositori
pengetahuan perusahaan organisasional.
Banyak masalah tak terstruktur dan bahkan semi terstruktur yang sangat kompleks
sehingga solusinya memerlukan keahlian.
Skematik sistem pendukung keputusan dan komponen yang ditunjukkan pada gambar
dibawah ini memberikan pemahaman dasar mengenai struktur umum suatu sistem
pendukung keputusan.
5. Contoh Dari Sistem Penunjang Keputusan
Aplikasi Sistem Penunjang Keputusan Dengan
Metode Analytic Hierarchy Process (AHP)
AHP merupakan sistem pembuat
keputusan dengan menggunakan model matematis. AHP membantu dalam menentukan
prioritas dari beberapa kriteria dengan melakukan analisa perbandingan
berpasangan dari masing-masing kriteria. Dalam sistem pengelolaan kinerja yang
dimaksud dengan kriteria tersebut adalah KPI.
Penggunaan metode AHP dalam Sistem Pengelolaan Kinerja
Kaidah pembobotan menyatakan bahwa:
Nilai bobot KPI berkisar antara 0 – 1 atau
antara 0% – 100% jika kita menggunakan presentase.
Jumlah total bobot semua KPI harus
bernilai 1 (100%)
Tidak ada bobot yang bernilai negatif (-).
Nilai
|
Tingkat prioritas
|
1
|
KPI A sama penting dibanding dengan KPI B
|
3
|
KPI A sedikit lebih penting dibanding dengan KPI B
|
5
|
KPI A lebih penting dibanding dengan KPI B
|
7
|
KPI A sangat penting dibanding dengan KPI B
|
9
|
KPI A jauh sangat penting dibanding dengan KPI B
|
2,4,6,8
|
*) nilai tengah-tengah
|
*) Pengertian nilai tengah-tengah adalah
Jika KPI A sedikit lebih penting dari KPI B maka kita seharusnya memberikan
nilai 3, namun jika nilai 3 tersebut dianggap masih terlalu besar dan nilai 1
masih terlalu kecil maka nilai 2 yang harus kita berikan untuk prioritas antara
KPI A dengan KPI B.
*) Tabel diatas tidak disebutkan konversi nilai KPI A kurang penting dari KPI B
karena pernyataan KPI A kurang penting dari KPI B sama dengan pernyataan nilai
KPI B lebih penting dari KPI A
Selanjutnya adalah membuat table perbandingan prioritas setiap KPI dengan
membandingkan masing-masing KPI. Sebagai contoh: Jika kita mempunyai 4 KPI,
maka kita membuat matrik perbandingan ke-4 KPI tersebut. Misalkan dari proses
menbandingkan antar KPI diperoleh nilai prioritas KPI sebagai berikut
KPI A
|
KPI B
|
KPI C
|
KPI D
|
|
KPI A
|
1
|
1/2
|
1/5
|
1/3
|
KPI B
|
2
|
1
|
1/3
|
1
|
KPI C
|
5
|
3
|
1
|
1/2
|
KPI D
|
3
|
1
|
2
|
1
|
Cara mengisinya adalah dengan menganalisa
prioritas antara KPI baris dibandingkan dengan KPI kolom. Dalam prakteknya kita
hanya perlu menganalisa prioritas KPI yang terdapat dibawah pada garis diagonal
(kotak dengan warna dasar putih) yang ditunjukan dengan warna kuning atau
diatas garis diagonal yang ditunjukan dengan kotak warna hijau. Hal ini sesuai
dengan persamaan matematika yang menyebutkan jika A:B= X, maka B : A =
1/X. Contoh: jika prioritas KPI B (baris) : KPI A (kolom) = 2, maka prioritas KPI
A (baris) : KPI B (kolom) = 1/2 (lihat rumus persamaan perbandingan matematika
diatas). Sehingga prioritas setiap KPI antara KPI A : KPI A = 1, KPI C : KPI A
= 5, KPI C : KPI B = 3, KPI D : KPI A = 3, KPI D : KPI B = 1, KPI D : KPI C =
2.
Selanjutnya adalah menentukan bobot pada tiap KPI, nilai bobot ini berkisar
antara 0 – 1. dan total bobot untuk setiap kolom adalah 1. Cara menghitung
bobot adalah angka pada setiap kotak dibagi dengan penjumlahan semua angka
dalam kolom yang sama. Contoh bobot dari (KPI A, KPI A) = 1/
(1+2+5+3) = 0.090, (KPI B, KPI A) = 2 / (1+2+5+3) = 0.181. Dengan
perhitungan yang saman bobot prioritas tabel KPI di atas menjadi:
KPI A
|
KPI B
|
KPI C
|
KPI D
|
|
KPI A
|
0.091
|
0.091
|
0.057
|
0.118
|
KPI B
|
0.182
|
0.182
|
0.094
|
0.353
|
KPI C
|
0.455
|
0.545
|
0.283
|
0.176
|
KPI D
|
0.273
|
0.182
|
0.566
|
0.353
|
Selanjutnya adalah mencari nilai bobot
untuk masing-masing KPI. Caranya adalah dengan melakukan penjumlahan setiap
nilai bobot prioritas pada setiap baris tabel dibagi dengan jumlah KPI.
Sehingga diperoleh bobot masing-masing KPI adalah:
KPI A = (0.091 + 0.092 + 0.057 + 0.118) /
4 = 0.089 (8.9%)
KPI B = (0.182 + 0.182 + 0.094 +0.353) / 4
= 0.203 (20.3%), dengan perhitungan yang sama KPI C, KPI D
KPI C = 0.365 (36.5%)
KPI D = 0.343 (34.3%)
Sehingga jumlah total bobot semua KPI = 1
(100%) sesuai dengan kaidah pembobotan dimana jumlah total bobot harus bernilai
100.
Perhitungan secara manual akan lebih mudah jika jumlah KPI yang dimiliki hanya
sedikit , jika jumlah KPI sudah lebih dari 10 maka perhitungan bobot
menggunakan software akan jauh lebih mudah. Ada beberapa software yang bisa
dipakai antara lain Expert Choice, Decision Lens, TESS, Web-HIPPRE.
Materi Referensi :
http://ciosociety.com/2010/01/19/bentoel-dengan-be-one-integrasikan-sistem-dari-ujung-ke-ujung/
http://www.komputer-teknologi.net/syarwani/downloads/PrERPdasar.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pendukung_keputusan
Irfan Subekti, Teknik Informatika, Institut Teknologi
Sepuluh November Surabaya
http://blog.student.uny.ac.id/rheza/2011/04/28/sistem-pendukung-keputusan-spk/
http://sindarku.wordpress.com/category/corat-coret-kuliah/decision-support-system-spk/
